Datenschutzhinweise "Ehe Online"
Datenschutzhinweise nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für den Dienst "Ehe Online"
1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Die Gemeinde Schellerten nimmt den Schutz Ihrer Grundrechte sehr ernst und behandelt Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt sowie entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften.
Die Gemeinde Schellerten informiert Sie ausführlich und transparent über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die folgenden Hinweise geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie den Online-Service „Ehe Online“ nutzen.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
Gemeinde Schellerten
Herr Fabian von Berg
Bürgermeister
Rathausstraße 8
31174 Schellerten
+49 5123 – 4 01-0
Fax: +49 5123 – 4 01-40
Kontakt: https://www.schellerten.info/kontakt
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der interne Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:
Herr Lindinger
+49 5123 – 4 01-17
Fax: +49 5123 – 4 01-40
Der Datenschutzbeauftragte ist ferner über die Adresse
datenschutz (a) schellerten.de
unverschlüsselt elektronisch erreichbar. Soweit Sie diese Anschrift für elektronische Post verwenden wollen, müssen Sie im Adressfeld ihrer Anwendung zur elektronischen Post die Zeichenfolge (a) durch das Symbol @ ersetzen (Spamschutz).
3. Welche technischen Daten werden erfasst, wenn Sie den Online-Service „Ehe Online“ aufrufen?
Wenn Sie über die Website bzw. das Online-Portal der Gemeinde Schellerten den Online-Service „Ehe-Online“ nutzen, werden auf den Servern des IT-Dienstleisters ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen (KGRZ Hessen) folgende technische Daten erfasst:
- Name der abgerufenen Website,
- Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs,
- Übertragene Datenmenge,
- Meldung über erfolgreichen Abruf,
- Browsertyp nebst Version,
- Das Betriebssystem des Nutzers und
- Referrer URL (die zuvor besuchte Seite).
Die Daten werden in sogenannten Logfiles (technische Protokolldateien) geschrieben und dort für eine Dauer von sieben Tagen gespeichert. Danach werden sie automatisch, unwiederbringlich gelöscht. Die in den Logfiles gespeicherten Daten werden mit einer automatisch generierten, technischen ID versehen. Diese ID verknüpft sich mit einer Vorgangs-ID, die erzeugt wird, wenn Sie den Online-Service „Ehe Online“ nutzen. Dadurch kommt es zu einer Verknüpfung der Daten in den Logfiles mit den personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen des Online-Services zur Verfügung stellen. Der Zugriff auf die Logfiles ist durch technische und organisatorische Maßnahmen nur einem festgelegten Kreis von entsprechend angewiesenen Administratoren möglich.
Des Weiteren erfassen die Server der ekom21 – KGRZ Hessen die IP-Adresse des verwendeten Internetanschlusses vom anfragenden Nutzer, die für eine Dauer von drei Tagen in der ekom21 – KGRZ Hessen gespeichert wird. Insgesamt ist die Log-Datei 90 Tage über das zentrale Log-System der ekom21 verfügbar. Danach werden die Dateien inkl. der IP-Adresse des verwendeten Internetanschlusses des anfragenden Nutzers automatisch und unwiederbringlich gelöscht. Auch der Zugriff auf diese Log-Daten ist nur einem festgelegten Kreis von entsprechend angewiesenen Administratoren möglich.
3.1. Angaben über die Zwecke der Verarbeitung und die Rechtsgrundlage
Die Erfassung der obigen technisch notwendigen Daten dient dem Zweck, Ihnen die Nutzung der Website in technischer Hinsicht zu ermöglichen sowie die Stabilität und Sicherheit des Angebotes zu gewährleisten. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
Die Speicherung der technisch notwendigen Daten in den Logfiles und in der WAF sowie die potenzielle Zugriffsmöglichkeit auf die Logfiles und die WAF durch Administratoren dienen dem Zweck, dass die Administratoren die bei der Nutzung des Online-Dienstes "Ehe Online" erfassten technischen Daten zur Kenntnis nehmen können, um Fehlerursachen (zum Beispiel eine fehlgeschlagene Antragsübermittlung) zu identifizieren.
Diese Maßnahme dient der Sicherstellung des technischen Betriebes, soll gegenüber dem Nutzer die Verfügbarkeit des Online-Services „Ehe Online“ gewährleisten und erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung mit § 3 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG).
Die Verknüpfung der automatisch generierten technischen ID mit der Vorgangs-ID dient dem Zweck, den Administratoren die Möglichkeit einzuräumen, die bei der Nutzung des Online-Services „Ehe Online“ erfassten technischen Daten einem speziellen Nutzer zuzuordnen, um bei einer Fehlermeldung hinsichtlich der Nutzung eines des Online-Services (zum Beispiel bei einer fehlgeschlagenen Antragsübermittlung) eine nutzerspezifische Fehlerursache zu ermitteln und dem Nutzer anschließend geeignete technische Abhilfemaßnahmen vorschlagen zu können (zum Beispiel Software-Optimierungen).
Diese Maßnahme soll gegenüber dem Nutzer die Verfügbarkeit des Online-Services Ehe Online gewährleisten und erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Nicht-Erfassung der technischen Daten hätte zur Folge, dass wir Ihnen die Nutzung des Online-Services nicht ermöglichen sowie technische Fehler, die Sie an der Nutzung des Online-Services hindern, nicht identifizieren könnten.
Ohne die Speicherung der technisch notwendigen Daten in den Logfiles und in der WAF und ohne den potenziellen Zugriff auf die Logfiles und die WAF durch Administratoren könnten die bei der Nutzung des Online-Services erfassten technischen Daten nicht zur Kenntnis genommen werden, um Fehlerursachen zu identifizieren.
Die Nicht-Verknüpfung der beiden IDs hätte zur Folge, dass wir bei einer Fehlermeldung hinsichtlich der Nutzung des Online-Services (zum Beispiel bei einer fehlgeschlagenen Antragsübermittlung) keine nutzerspezifische Fehlerursache ermitteln könnten.
4. Cookies
Bei Cookies handelt es sich um kleine Informationseinheiten, die von einer Website lokal im Speicher Ihres Internet-Browsers auf dem von Ihnen genutzten Rechner abgelegt werden. Sie enthalten sogenannte Identifier (zufällig generierte Identifikationsnummern), über die der Server Anfragen Ihres Zugriffsgeräts eindeutig zuordnen kann. Auf diese Weise kann grundsätzlich auch eine Anfrage einem bestimmten Nutzer zugeordnet werden.
4.1 Angaben über die Zwecke der Verarbeitung und die Rechtsgrundlage
Bei der Nutzung des Online-Services „Ehe Online“ über die Website und das Service-Portal der Gemeinde Schellerten werden Session-Cookies für die technische Bereitstellung und optimale Funktion der Website verwendet: Es werden ausschließlich Session-Cookies im Zusammenhang mit der Nutzung der Website eingesetzt, um
- um Ihren Browser für die laufende Sitzung im Nutzerkonto der BundID oder auf der Website der Gemeinde Schellerten wiederzuerkennen,
- Sie bei erfolgreicher Anmeldung von der Anmeldeseite für das Nutzerkonto der BundID auf das eigentliche Nutzerkonto der BundID zu leiten (Authentisierung am Nutzerkonto der BundID)
- eine automatische Abmeldung aus dem Nutzerkonto der BundID bei Inaktivität zu gewährleisten (Log-Out-Cookie)
- Sie gegenüber einem Fachverfahren (einer Verwaltungsleistung) ggf. zu authentisieren (Authentisierung mit der BundID).
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) sowie § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG).
Hinweis: Sie können sich mit jedem Internetbrowser anzeigen lassen, wenn Cookies gesetzt werden und was sie enthalten. Abhängig davon, welchen Browser Sie verwenden, können Sie bereits in Ihrem Browser einstellen, ob Sie Cookies generell zulassen, ob Sie nur bestimmte Cookies akzeptieren oder alle Cookies ablehnen wollen. Über Ihren Browser können Sie in der Regel auch einsehen, welche Cookies auf Ihrem Zugriffsgerät gespeichert sind, und diese ganz oder teilweise löschen.
Wenn Sie das Setzen der oben genannten Cookies ganz oder teilweise ablehnen, kann es sein, dass Sie die aufgerufene Webseite nicht nutzen und damit online keinen Antrag auf
Erteilung einer Verwaltungsleistung stellen können.
5. Übernahme Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Authentifizierungsprozess in das Verwaltungsverfahren
Um Ihnen als Nutzer die Bedienung der Website so einfach wie möglich zu machen, können Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten aus dem Authentifizierungsprozess (Identifikation über die BundID) für den Antrag auf Erteilung einer Verwaltungsleistung verwenden.
6. Informationen über den Zweck der Verarbeitung Ihrer Antragsdaten und die Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung resultiert aus Ihrem per „Ehe Online“ übermittelten Anliegen. Sie basiert auf einer gesetzlichen Rechtsgrundlage und ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit:
Anmeldung der Ehe:
- §§ 11 ff. Personenstandsgesetz (PStG)
- §§ 28 Personenstandsverordnung (PStV)
- §§ 1303 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
Voranmeldung der Ehe:
- §§ 1306 ff. BGB
- Artikel 12 Genfer Flüchtlingskonvention (GFK)
- § 12 Absatz 3 Personenstandsgesetz (PStG)
- § 39 Personenstandsgesetz (PStG)
- § 51 Personenstandsverordnung (PStV)
Ehefähigkeitszeugnis:
- §§ 1306 ff. BGB
- Artikel 12 Genfer Flüchtlingskonvention (GFK)
- § 12 Absatz 3 Personenstandsgesetz (PStG)
- § 39 Personenstandsgesetz (PStG)
- § 51 Personenstandsverordnung (PStV)
Nachbeurkundung:
- §§ 11 ff. Personenstandsgesetz (PStG)
- § 34 Personenstandsgesetz (PStG)
- §§ 55-68 Personenstandsgesetz (PStG)
- §§ 48, 50 Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV)
- Artikel 12 Genfer Flüchtlingskonvention (GFK)
Eheurkunde:
- §§ 55-68 Personenstandsgesetz (PStG)
- §§ 48, 50 Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV))
Lebenspartnerschaftsurkunde:
- §§ 55-68 Personenstandsgesetz (PStG)
- §§ 48, 50 Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV))
Nachweise und Angaben können aus den jeweils zuständigen Registern abgefragt werden. Weitere gesetzliche Vorschriften aus dem PStG und der PStV sowie aus anderen einschlägigen Gesetzen können Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sein. Im Rahmen der Antragstellung ist es erforderlich, dass Sie bestimmte Daten zur Verfügung stellen. Dabei unterscheiden wir zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben. Pflichtangaben sind für die Antragstellung erforderlich und im Antragsprozess entsprechend mit * gekennzeichnet. Machen Sie unvollständige Pflichtangaben, kann Ihr Antrag auf Erteilung der Verwaltungsleistung nicht bearbeitet werden. Die Zurverfügungstellung von freiwilligen Angaben ist nicht zwingend für die Antragstellung erforderlich, kann aber die Bearbeitung Ihres Antrages gegebenenfalls beschleunigen. Sie sind nach §§9 und 10 PStG in Abhängigkeit vom Personenstandsfall verpflichtet, die vom Standesamt angeforderten Daten anzugeben. Andernfalls kann die beantragte Amtshandlung nicht vorgenommen werden.
Gewisse personenbezogene Daten, die Sie in Ihrem Antrag zur Verfügung stellen, werden im entsprechenden Personenstandsregister sowie in einem Sicherungsregister gespeichert. Zudem werden Ihre Daten für die zweckgebundene Bearbeitung Ihres Anliegens durch das Standesamt in IT-Fachverfahren Autista zeitlich befristet verarbeitet. Sofern Ihre personenbezogenen Daten in Dokumenten verwendet werden, die einzelne Beurkundung in den Personenstandsregistern betreffen, werden diese in besonderen Akten (Sammelakten) aufbewahrt (§§3, 4 u 6 PStG).
7. Angaben über Empfänger von personenbezogenen Daten oder Kategorien von Empfängern
Sofern Sie eine Verwaltungsleistung beantragen, erfolgt eine Offenlegung Ihrer im Rahmen des Antragsprozesses angegebenen Daten gegenüber den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gemeinde Schellerten, die Ihren Antrag bearbeitet.
Mit Antragstellung werden Ihre personenbezogenen Daten von den Servern des IT-Dienstleisters und Auftragsverarbeiters ekom21 – KGRZ Hessen erfasst und verarbeitet, sodass eine Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber der ekom21 – KGRZ Hessen erfolgt. Die personenbezogenen Daten können unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften auch gegenüber anderen IT-Dienstleistern offengelegt werden.
Falls Sie im Antrag für die Erteilung der Verwaltungsleistung eine Zahlungsart wählen, werden Ihre Daten, die für die Durchführung des Bezahlvorgangs erforderlich sind, an Zahlungsdienstleister übermittelt, die den Vorgang dieser gewählten Zahlungsart abwickeln.
8. Angaben über die Speicherdauer
Die unter Ziffer 3. dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Daten werden nach Ablauf von 7 Tagen automatisch von den Systemen gelöscht. Im zentralen Log-System werden die Daten 90 Tage vorgehalten, dann werden sie gelöscht.
Die unter Ziffer 4. dieser Datenschutzerklärung genannten Session-Cookies zur Wiedererkennung der Browser-Sitzung oder einer Inaktivität des Nutzers werden entweder mit Beendigung der Browser-Sitzung oder spätestens nach 30 Minuten gelöscht.
Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten, die nach der Ziffer 6. dieser Datenschutzerklärung verarbeitet werden, gelöscht, wenn die Daten für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben nicht mehr benötigt werden und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen entgegenstehen.
Bitte beachten Sie, dass einer Löschung Ihrer personenbezogenen Daten stets weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen entgegenstehen können.
9. Ihre Rechte
9.1 Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
Sie können über Ihre von der Gemeinde Schellerten verarbeiteten personenbezogenen Daten Auskunft verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen soweit präzisieren, dass das Zusammenstellen der erforderlichen Informationen möglich ist. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Bestimmungen des Artikels 23 DSGVO eingeschränkt sein kann.
9.2 Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
9.3 Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO)
Sie können unter bestimmten Bedingungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden oder ob einer Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten entgegenstehen.
9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
Sie haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
9.5 Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO erfolgt, der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Widerspruchsrecht aufgrund gesetzlicher Bestimmungen eingeschränkt oder nicht ausübbar sein kann, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO gestützt wird. Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an den oben genannten Verantwortlichen der Datenverarbeitung.
9.6 Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde direkt an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Postfach 221
30002 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de
Telefon: +49 511 120-4500
Telefax: +49 511 120-4599
Die Gemeinde Schellerten behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen zu ändern.
Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sowie Angaben zu Ihren Rechten nach der Datenschutzgrundverordnung können Sie der Datenschutzerklärung im Impressum der Website https://www.schellerten.info entnehmen.